Réservez un lieu atypique pour vos réunions à Paris

Quand réunion rime avec innovation

Pourquoi se réunir ? 


Les raisons d’organiser des réunions sont nombreuses : Présenter les chiffres de l’année et nouveaux objectifs lors de votre plénière annuelle, améliorer les performances de vos équipes commerciales lors des séminaires force de vente, réfléchir aux nouvelles stratégies dans le cadre de Codir, brainstormer en workshop avec vos équipes, développer les compétences des différents services au cours de formations. Quelques que soient votre département dans l'entreprise, il est primordial de ce poser la question du pourquoi se réunir car il vous aidera à choisir au mieux le lieu idéal.



Où se réunir ?


La localisation de vos réunions est un critère essentiel. Elle dépend également de votre objectif et de votre cible participants et de votre budget. Si vos invités viennent de toute la France, un lieu facilement à proximité d'une gare est à privilégier. S’il s’agit d’une réunion de cohésion pendant laquelle vous souhaitez réunir et fédérer vos équipes, alors un lieu propice aux activités et à la détente, comme les lieux dit “au vert” sont un excellent choix. Enfin si vous organisez un incentive pour vos commerciaux les destinations hors Paris, bord de mer ou montagne sont des localisations idéales pour cette typologie d’événements. Une fois la destination retenue, il vous faut trouver  vers quel type de lieu vous tourner.


Quels types de lieux pour vous réunir ?


Le choix de votre espace de réunion dépend bien sûr de votre cible et votre contenu. Il existe un panel de lieux de réunions très varié selon vos besoins. Si vous êtes 250, les auditoriums sont une excellent choix, car ce sont des salles de réunion très confortables, pour la plupart ils sont tout équipés et sont souvent bien adaptés pour les groupes de 50 à 1000 personnes. Le parc hôtelier a lui aussi été rénové et renouvelé pour se moderniser et offrir une alternative idéale pour vos locations de salles de réunion. La majorité des salons de meeting d’hôtels sont modulables, à la lumière du jour et sont également équipés de tout le matériel nécessaire aux réunions, internet haut débit, vidéoprojecteurs, écran et sonorisation. L’avantage des hôtels c’est qu’ils offrent des salles de capacité variable, allant de la grande salle de réunion pouvant réunir vos plénières, à la petite salle de sous commission pouvant recevoir vos ateliers et formations. Parmi les lieux qui se développent, la tendance est aux espaces de coworkings parfaits pour booster la réflexion de vos participants. Pour des formats plus conviviaux ou confidentiels, the place to be sont les appartements, lofts et suites d’hôtels en petit comté pour des codir par exemple.



Quelle évolution pour les formats de réunion ? 


Dans le contexte sanitaire exceptionnel et inédit du moment, notre façon de nous réunir et d'organiser nos événements a dû toutefois être réinventée. Les mesures sanitaires et les restrictions de déplacements ont amené les entreprises à se réunir moins, mais mieux. ll est vrai que s’il est compliqué d’organiser des événements de 250 personnes en période de Covid, les réunions en dehors des locaux sont essentielles. Si aujourd’hui il est tout à fait possible d’organiser des réunions dans les salles de meeting de certaines entreprises, il est toutefois plus intéressant d’externaliser ces réunions afin de booster la créativité des équipes, les sortir de leurs habitudes et rendre ces événements plus participatifs.


Actuellement réunion rime avec distanciation. il faut 1m de distance entre chaque participant. Ceci amène à privilégier des formats plutôt que d’autres et demande les organisateurs d’événements à augmenter la superficie de la salle de réunion louée. Le nombre de participants a lui aussi été revu à la baisse et on observe actuellement une tendance des événements de 10 à 50 personnes, plus facile pour respecter les mesures de distanciation sociale sans faire exploser les budgets événementiels. Les salons par exemple s’organisent plutôt en format workshops, s’adaptant ainsi à la situation et respectant les normes de distanciation. On observe également des évolutions de configuration. En effet, Afin de pouvoir réunir le plus de participants avec ces contraintes, les formats théâtre et classe sont privilégiés alors qu’avant la tendance était au format cabaret devenu aujourd’hui trop imposant dans l’espace. La durée des réunions et workshops a elle aussi diminué. En effet nous sommes actuellement sur des formats d’une journée voire demi-journée d’études versus 2 jours avant le Covid-19. Compte tenu de tous ces nouvelles contraintes certains lieux tirent leur épingle du jeu et se voient être plus adaptés à ces évolutions de formats.

 

Quelles sont les tendances post covid 19 ?

 

La crise sanitaire a vu émerger la digitalisation des réunions dans le secteur évènementiel. La tendance est à la visioconférence et on voit une évolution des lieux “studio de tournage” se multiplier pour créer des plénières virtuelles retransmises en simultanée auprès des invités, ou des e-conférences tournées dans ces lieux de tournage dotés de toute la technologie nécessaire pour interagir avec votre audience à distance.Les réunions passent aussi par la restauration et le format du déjeuner se choisit lui aussi en fonction de votre cible et de vos objectifs. Le format de restauration a lui aussi dû s’adapter à la situation sanitaire et nous constatons aujourd’hui une tendance aux cocktails déjeunatoires assis, au repas assis servis à l’assiette ou aux lunch boxes afin de limiter la circulation des invités. Enfin l’environnement est au cœur de tous les sujets, il est important de protéger notre planète et notre société au travers vos  événements, alors qu’il soit dans votre lieu, dans votre activité ou dans votre assiette le RSE est l’élément devenu le nouvel indispensable de vos réunions. 



Que vous organisiez des réunions plénières, séminaires ou formations, MYevent vous met à disposition de nombreux lieux atypiques et prestataires adaptés à vos besoins.



L'avis de notre expert

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Et si réunion rimait aussi avec optimisation !


Le contenu de vos réunions est l’élément clé et nous vous invitons à de le déterminer en fonction de l’objectif de votre événement.


Si vous souhaitez motiver vos équipes, rassurer vos collaborateurs, je vous recommande d’inviter un intervenant extérieur, qui saura booster et captiver son audience par son expérience et son expertise. Rien de tel qu’un sportif de haut niveau qui raconte son parcours, ses échecs et sa réussite pour motiver vos collaborateurs ou encore un ancien négociateur du GIGN qui raconte son expérience pour inspirer vos commerciauxSi l’objectif est de fédérer vos équipes, le team building prendra une place importante dans votre événement car il est essentiel pour la cohésion de vos collaborateurs. Ces activités peuvent se faire en intérieur ou extérieur, cela va dépendre de la saison de votre réunion. Je vous recommande également de l’orienter en fonction de votre cible. Si vos invités sont des commerciaux, je vous conseille d’opter pour une animation challenge qui permettra la cohésion tout en boostant les compétences de chacun. Coté tendance, les activités artistiques, créatives et RSE ont la cote. 


En cette période sanitaire particulière, qui nous oblige à la distanciation sociale, la tendance l'accompagnement par des experts du digital qui sauront animer vos formations et vous donner toutes les astuces pour une réunion en distanciel réussie ! Bien que vos réunions soient digitalisées, Il est tout à fait possible d’organiser des Team Building digitaux qui permettront à vos collaborateurs dinteragir malgré la distance.


Le budget est une contrainte forte à prendre en compte dans un contexte ou le temps opérationnel se réduit par ailleurs pour organiser vos évènements.  Ainsi, vous êtes parfois contraints de booker les lieux de réunion et prestataires en very last minute. Nous vous conseillons donc de louer une salle de réunion dite “clé en main” qui propose à la fois la location du lieu, un traiteur intégré et son prestataire technique, ce qui vous apportera à la fois une optimisation de vos coûts et un gain de temps. En fonction des budgets alloués à vos événements, vous pouvez sélectionner des types de salle de réunion et une localisation.  De nouveaux quartiers tirent leur épingle du jeuxL’Est de Paris voit en effet son offre de locations de salles de réunion s'étoffer et proposent des lieux de réunion atypiques à moindre coût. Pour la partie traiteur celle-ci peut également faire évoluer vos budgets.Si celui-ci est restreint, je vous recommande d’opter pour les lunch boxes qui sont aujourd'hui variées et s’adaptent à tous les budgets.  Le format cocktail déjeunatoire est une bonne alternative qualité prix.  Pensez à ajouter des maîtres d’hôtel et des assises à votre prestation afin que les mesures d’hygiène sanitaire soient pleinement respectées.



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Marion Debliquis
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