Réserver un lieu pour vos évènements digitaux à Paris

L'événementiel digitalisé le nouveau format à envisager


S'il y a des secteurs qui ont dut complètement repenser leurs activités suite à la crise du covid 19, celui du marché de l'évènementiel en est un majeur. Dans un contexte de restrictions tant gouvernementales, budgétaires que professionnelles, les opportunités événementielles furent fortement impactées en 2020. Si l'on peut décaler de quelques semaines ou mois des prises de paroles qu'elles soient internes ou externes, il semble difficile de maintenir une absence de visibilité sur du moyen terme. C'est pourquoi tous les acteurs du marché et partenaires MYevent : lieux, prestataires, freelances se sont mobilisés et ont su faire preuve d'une grande créativité pour vous permettre de poursuivre vos projets d'évènements en faisant autrement.


Les bénéfices des évènements digitalisés


C'est certainement parce que le digital est un sujet illimité et très évolutif que nous n'osons parfois pas y aller. Et pourtant, il ouvre la voie à de multiples possibilités tant sur le plan du contenu, de l'audience que de la compréhension de nos cibles avec l'exploitation des données qu'il confère. Si vous hésitez encore à digitaliser vos prochaines prises de parole, ces quelques arguments devraient vous conforter dans l'idée de passer le cap.

Tout d'abord, les évènements digitaux vous permettront de maintenir le lien avec vos cibles malgré les restrictions de déplacements car il permet de vous rassembler à distance. Se réunir, échanger, est d'autant plus capital en période de crise pour rassurer, motiver et fédérer. C'est en gestion de crise que communiquer, événementialiser et maintenir le lien prend tout son sens.

Le second avantage est que les évènements digitaux vous permettent d'élargir votre audience. Une simple connexion et un accès à une plateforme étant nécessaire pour les projets d'events digitalisés les plus basiques, il devient facile d'un point de vue logistique de convier des dizaines voir centaines de participants. Il faudra cependant prendre en compte la limite de participants variant selon les plateformes. Par voie de conséquence, ce format vous offre l'opportunité de réduire votre coût contact à votre événement digital. Ceci sans compter les économies que vous ferez sur le poste déplacements qui est le plus élevé avec celui des lieux pour des projets d'envergure nationale.

Enfin dernier point qui n'est pas des moindres, les évènements digitalisés vous offrent l'occasion de booster votre créativité. En effet, il vous faudra complètement repenser votre stratégie de contenu pré post event. Dans un univers où la nouveauté et la surprise sont des objectifs clés, vous y trouverez un terrain de jeu illimité. C'est aussi une belle occasion pour vous positionner en marque innovante à la pointe de la communication et des nouvelles technologies. Quant à ceux qui se mobilisent sur le RSE, pensez à l'impact carbone qui en sera fortement réduit.

Des lieux pour vos évènements digitalisés


Alors que le marché de l'événementiel réinvente ses stratégies et son positionnement, MYevent en tant que 1ère market place de l'événementiel btb et de lieux atypiques vous accompagne dans la recherche du lieu idéal pour votre prochain évènement digital. Que ce soit à Paris ou dans les grandes agglomérations françaises nous disposons d'un catalogue de lieux quelque soit votre format digital (100% on line, ou phygital) et votre évènement ( séminaire, conférence, lancement, soirée, events rp). En effet, alors que de nouveaux lieux se créent chaque jour et que nous sourcons avec la plus grande attention, d’autres existants et référencés MYevent ont décidé de s’adapter pour vous proposer de réaliser des évènements digitalisés : tournage, plateau tv, live streaming, e- conférence, animations digitales. Les possibilités sont aussi variées que la typologie des projets. 

Cependant, nous distinguons 3 grandes catégories de lieux. Les lieux type plateau tv tout équipé (régie, staff, plateau) vous permettront d’optimiser vos coûts. Ils sont sobres, modernes sur fond blanc de taille variable de 30 à 200m2 en général et localisés en majorité à Paris intra muros ou dans la région Ile de France. Ils sont idéaux pour des évènements internes commerciaux type séminaires ou externes type évènements RP.

Les lieux de tournage vides sont souvent de plus grandes dimensions de 100 à plus de 1000 m2. Les surfaces supérieures à 500m2 sont généralement localisées en dehors de Paris. Ils offrent plus de possibilités de scénographie que ce soit en réel ou en virtuel grâce au fond vert. Ils disposent d’une technique dédiée. Ce type de lieu convient pour des lancements de produits, des tournages de publicité.

Enfin, certains lieux atypiques initialement non destinés aux events digitaux mais dont la configuration esthétique et technique répond à des critères indispensables de lumière, de débit web, de puissance électrique, peuvent accueillir vos événements. Parmi ceux- ci nous retrouvons des profils de lieux types showrooms, lieux industriels et quelques hôtels particuliers récemment rénovés.

Le lieu dépendra donc avant toute chose de votre format d'événement digital, de son contenu, de la scénographie et bien évidemment du budget.


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L'avis de notre expert

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Les astuces pour budgéter votre évènement digital


Sur un sujet novateur, il est parfois complexe de prévisionner un budget. Nos experts sont à votre écoute pour vous aider dans cette démarche. Sur la base de votre brief, ils vous feront les recommandations pour vous permettre d’optimiser vos coûts évènementiels. Notre mission est de vous assurer la qualité au meilleur budget.

Concernant un évènement digital, l’enveloppe sera des plus variables selon le contenu de celui-ci. Si vous souhaitez apporter une touche digitale avec une animation interactive, le budget d’entrée sera de 1500 à 3000 euros. Pour des animations innovantes telles que des hologrammes avec écran tactile pour accéder à des informations produits pour des lancements produits les prix peuvent être plus élevés 10 000 à 30 000 euros. Si vous souhaitez louer un studio pour un tournage intégrant la régie et le staff, il faut compter minimum pour une demi journée 2500 à 5000€. Le budget pourra varier en fonction du nombre de personnes à filmer, de la superficie du studio et du nombre de plateaux. Pour un événement en live streaming diffusé via une plateforme, il vous faudra prévoir entre 10000 et 15000 euros. Pour un contenu poussé en terme de scénographie, interactivité, de speakers prévoir 15000 à 30000 euros. Un des postes budgétaires étant le lieu de tournage, plus votre événement durera longtemps plus le budget sera impacté en conséquence. 

La clé pour optimiser les coûts d’un évènement digital est de bien choisir ses partenaires. En effet, le marché de l'événementiel digital a longtemps parcellisé les compétences entre différents acteurs : agence de contenu, de live streaming et  networking.  Aujourd’hui nous vous proposons avec digital event, une solution all in one qui vous permettra d’organiser clé en main toutes lés étapes de votre évènement digital de l’amont gestion des inscriptions au pendant de l’évènement via tournage en live streaming diffusé sur une plateforme dédiée brandée à la mise à disposition de contenu en replay et analyses des données clés. Le tout à un tarif imbattable et sur des formats variables du petit comité 30 personnes à plusieurs milliers pour des conventions professionnelles, salons, congrès. Le coût sera proportionnel au nombre de participants ,aux animations et au développement spécifique que vous optionnerez.

L’avantage de l'événement digital est aussi de pouvoir faire preuve d’une grande créativité et de vous faire voyager à moindre coût. Si vous vous demandez, comment la réponse sera celle d'une couleur le vert comme fond vert. Pensez aux studios virtuels qui offriront une variété de décors univers fantastiques, extérieurs, xxl ou magiques transportant vos participants le temps d’un évènement. Pour ce faire, notre prestataire Interactive solutions vous propose un catalogue de studios virtuels pour vos événements live streaming et plus de 50 propositions. Si vous souhaitez créer votre propre infographie pour personnaliser votre marque, cela est possible, il vous faudra simplement le prévoir dans votre budget. L'engagement étant la clé de la réussite d'un évènement digital, vous disposera aussi de nombreuses alternatives pour faire participer vos invités malgré la distance.


Marie Seignolle
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