Réservez une salle atypique pour vos conférences à Paris

Les conférences ou l’art de marquer les esprits de vos invités

Qu’est ce qu’une conférence ?


Il s’agit d’une réunion au cours de laquelle un ou plusieurs intervenants débattent d’un sujet clé ou exposent leurs idées. Ce genre d’événement regroupe en général un nombre important de participants allant de 50 à plus de 1000 personnes. L’objectif d’une conférence est de marquer les esprits de ses invités, renforcer la réputation d’une entreprise, informer les participants ou encore démontrer son expertise sur un sujet ou un produit. Ce format est très courant dans le milieu BtoB notamment dans le secteur pharmaceutique et nombreuses sont les sociétés qui organisent des conférences, à destination de leurs clients, partenaires ou encore collaborateurs.


La conférence historiquement présente sur des secteurs d'activités très pointus & techniques, est aujourd'hui une grande tendance. A l'heure où l'information est illimitée sur internet et ou news côtoient fake news, elle assure une expertise et une véracité d'information avec l'avantage du lien humain entre l'audience et les conférenciers.



Quelles sont les clés d’une conférence réussie ?


Afin que votre événement soit un succès le choix du lieu est un critère essentiel. Pour faire votre sélection, il est nécessaire de répondre à plusieurs questions : Quelle est votre cible (clients, partenaires ou collaborateurs) ? Quel est l’objectif de cette conférence (présenter, informer ou fédérer) ? Combien de participants souhaitez vous inviter ? Cette conférence se fera t-elle uniquement en physique ou sera t-elle retransmise en digital ? Quel est votre budget ?  Il faut que votre salle de conférence soit en adéquation avec toutes ces questions. Une fois que vous avez déterminé vos besoins, vous pouvez alors commencer vos recherches de lieux.



Quelles sont les tendances aujourd'hui des salles de conférences à Paris ?



L'auditorium, un incontournable.

L'auditorium est la salle de conférence par excellence. Il s’adapte parfaitement à ce type de format. Il peut en effet accueillir de 50 à plus de 1000 personnes, son aspect en gradins et la scène intégrée permettent une visibilité optimale pour les groupes de grande envergure, les fauteuils y sont très confortables, ce qui est essentiel lorsque qu’une conférence peut durer une journée entière. Enfin l’auditorium est très souvent équipé d’un matériel technique de pointe, ce qui satisfera les plus exigeants d’entre vous, et donnera une image innovante et moderne à votre société. Les auditoriums de la capitale sont les salles de conférence les plus fonctionnelles et les plus confortables pour ce type d'événement et en particulier sur un format longue durée de une à plusieurs journées.


Les lieux atypiques, pour surprendre vos invités.

Louer une salle de conférence atypique à Paris, vous démarquera et apportera un impact plus fort à votre conférenceDès l'invitation vous créerez le buzz et la curiosité du lieu pourrait impacter le taux de participation à votre évènement. Puis à leur arrivée, vos convives seront d'autant plus motivés à la découverte d'un lieu atypique. Le côté original de votre lieu vous permettra de casser les codes et marquer les esprits de vos invités. Il existe toutes sortes de lieux atypiques à Paris. Pour vos conférences, vous pouvez opter pour des hôtels particuliers, des péniches ou bateaux, des espaces de Coworking ou encore des lieux culturels habillés pour l’occasion. Choisir un lieu de conférence atypique, c'est choisir de sortir des sentiers battus et d'emmener vos invités dans un événement qu'ils ne sont pas prêts d'oublier.


Le grand retour des salles de conférence au sein des hôtels.

Délaissés ces dernières années, car jugés trop classiques, les hôtels de la capitale reviennent aujourd’hui sur le devant de la scène avec des espaces de conférence modernisés, des salles plus atypiques ou avec des vues magiques, des formules revisitées et des partenaires techniques à la pointe de la technologie. L’avantage des hôtels est qu’ils proposent des salles pour des conférences de toute taille, allant de 50 à 500 personnes. 

Certains d'entre eux disposent d’auditoriums ou d’amphithéâtres. Une majorité d’entre eux possèdent de grandes salles de conférence à la lumière du jour, ce qui représente une véritable bouffée d’oxygène lorsque la conférence dure longtemps et garantit que votre audience reste attentive et concentrée. Enfin, la plupart propose des formules clé en main en forfait journée ou demi-journée d’études comprenant la location de votre salle de conférence, la partie traiteur et la technique selon vos besoins, véritable atout pour votre budget.



Comment  impacter votre audience ?



Pour capter l’attention de votre public, le garder concentrer, le surprendre ou encore fédérer vos collaborateurs, le contenu est primordial. Aujourd’hui rester assis à écouter l’orateur ne suffit plus, il est essentiel de dynamiser l'événement, interagir avec le public, le faire participer ou encore le faire rêverC’est pourquoi en fonction de votre objectif et de la thématique de votre conférence, il est essentiel de choisir le ou les bons intervenants.

Sur ce sujet, la diversification est fortement présente. Si l'intervention d'experts sur un sujet donné est toujours d'actualité, la tendance est à l'intervention de coachs, de formateurs, de sportifs ou d'experts d'univers cross marketing afin de croiser et de confronter les expériences et les visions. Qui dit contenu dit aussi supports. Pour faire passer les messages à vos équipes ou à votre public de la meilleure manière et que l'impact soit plus fort, le choix de vos supports visuels, graphiques ou digitaux sont également à prendre en considération. Vous pouvez y ajouter  une scénographie : décor, lumière ou activations digitales en particulier dans le cadre d'une conférence digitalisée. Vous l’aurez compris la recette d’une conférence réussie est le savant mélange du lieu idéal et du contenu adéquat !


Pour l’organisation de vos conférences à Paris, MYevent vous propose de nombreux auditoriums, une sélection de lieux atypiques et d’hôtels ainsi qu’un large choix de prestataires adaptés à vos besoins en matière de contenu.


Pour en savoir plus sur les tendances événementielles conférences à Paris, lire notre notre blog article ci-dessous:


Top 5 lieux atypiques conférence

L'avis de notre expert

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Organisation de vos conférences, les astuces qui font la différence !


Pour assurer le succès de votre conférence, le contenu est un élément clé. Pour relayer ce contenu et dynamiser votre événement il est essentiel d’avoir le bon intervenant. Qu'il soit conférencier, expert, coach, sportif de haut niveau ou artiste, nous vous recommandons de sélectionner l’intervenant en fonction de votre objectif, de la thématique et de la cible de votre événement


Voici un bon exemple de prestataire qui fera vivre à votre public une expérience unique. Nous vous présentons notre partenaire Show Must Go On, qui propose un véritable spectacle interactif dans lequel vos collaborateurs seront amenés à vivre des expériences hors du commun en "live", afin d'optimiser leurs performances. L’objectif est d'amener votre public à dépasser ses limites et sortir de sa zone de confort. Faire appel à cet intervenant vous apportera de nombreux bénéfices. En effet, vos invités auront vécu un moment fort ensemble renforçant alors leur cohésion, ils prendront davantage confiance en eux, ayant dépassé leurs limites, ce qui améliorera leurs performances à l’avenir. Quant aux organisateurs, c’est également l’occasion pour vous, de proposer un contenu à la fois puissant et original.


D’un point de vu opérationnel, afin de choisir le bon conférencier, nous vous recommandons de prendre le temps de le sélectionner, de visionner ses différentes interventions, les divers témoignages et nous vous conseillons d'anticiper le booking des mois à l'avance. Cela vous assurera une disponibilité à la date de votre choix. En effet, certains intervenants sont très prisés pour les événements BtoB.


Dans le cas où, votre conférence nécessite une technologie particulière car il a une dimension internationale ou que vous souhaitez retransmettre votre événement en simultané et interagir en direct avec votre public ou des intervenants extérieurs, nous vous conseillons vivement de faire appel à un prestataire technique extérieur spécialisé, qui saura répondre à tous vos besoins et mettre en place tous les équipements nécessaires à votre conférence afin que le rendu soit à la hauteur de l’événement attendu.


Enfin l’engagement écologique et sociétal est primordial aujourd’hui, C’est pourquoi il est important d’organiser des événements responsables et intelligents. Pour cela je vous recommande d'orienter vos recherches vers des lieux  ou traiteurs RSE travaillant en circuit court; Vous pouvez aussi faire appel à des intervenants reconnus pour leurs actions à impact positifs. Qu’il soit dans votre lieu, dans votre contenu ou dans votre assiette le RSE sera le plus de vos conférences.


Coté budget, celui- ci sera variable fonction du nombre de participants, du lieu et du contenu. Si celui-ci le permet, vous pouvez faire appel à une personnalité reconnue et experte dans son domaine, tel qu’un sportif de haut niveau, un artiste de renom ou encore un présentateur connu pour animer votre conférence. Pour une location sèche de salle de conférence à Paris, prévoir un budget à partir de 5000€ pour 100 personnes pour une journée. Si vous prévoyez une prestation catering, il faudra compter à minima 6500€ pour un accueil café, 2 pauses café et un déjeuner (hors boissons) sur une base de 100 personnes. A cela s'ajoute la technique. Prévoyez ensuite à partir de 5500€ pour un intervenant. Concernant les honoraires des conférenciers ils fluctuent selon la notoriété de 1500€ à plus de 50 000€ pour un profil international. Si toutefois votre budget est plus restreint, nous vous invitons à choisir alors un lieu moins onéreux dans un quartier où les tarifs des locations de salles de conférence sont moins élevés, ce qui vous permettra de conserver votre budget pour le contenu. Pensez notamment aux arrondissements dans l'est parisien. Nous vous invitons également à privilégier les lieux clé en main, qui vous proposeront à la fois, la location de salle de conférence, le traiteur intégré et la technique pour un tarif à partir de 95€ / personne.  Ainsi votre budget sera  pleinement optimisé.

 


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Marion Debliquis
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