Comment anticiper le repérage d’un lieu événementiel : les incontournables !

Vous souhaitez privatiser le lieu idéal pour votre événement ? Avant de vous lancer dans cette recherche, voici quelques points clés à avoir bien en tête. Ils vous aideront à ne pas commettre d’erreurs et vous feront gagner du temps.

 

 

Plusieurs lieux événementiels, plusieurs options, plusieurs visites 

 

Afin de débuter votre recherche vous devez connaître la date à laquelle vous souhaitez organiser votre événement. Si votre date est fixe soyez vigilant car vous risquez de fermer la porte à beaucoup de lieux qui n’ont que très peu de flexibilité sur leurs calendriers. L’idéal est d’avoir plusieurs choix de dates cela vous donnera une meilleure flexibilité de travail.

Une fois la date ou les dates identifiées vous allez cibler les lieux en fonction de votre cahier des charges (la typologie et les caractéristiques de votre événement). Pour vous assurer une plus grande flexibilité choisissez donc d’en visiter plusieurs. En fonction de ce que vous organisez, prévoyez un minimum de 3/6 mois pour votre recherche d’espace. Attention car certains lieux événementiels très prisés se réservent parfois un an à l’avance. Le plus tôt sera le mieux donc, vous verrez que tous ne seront pas disponibles ou tous ne pourront répondre favorablement à votre cahier des charges technique.

Une fois les lieux identifiés, n’hésitez pas à mettre des options si vous le pouvez afin de "réserver" provisoirement le lieu, surtout s’il vous a plu. La plupart des espaces acceptent que l’on mette des options. Renseignez vous cependant sur le délai de garantie de cette option et veillez à ne pas la perdre. Une fois que vous aurez identifié votre lieu, ce dernier vous demandera de verser une avance (acompte) afin de confirmer votre événement.

Je vous recommande également de visiter plusieurs fois l’espace retenu pour être bien certain de votre choix. Intégrez à votre visite votre client, un professionnel de l’événementiel ainsi que, dans l’idéal, vos futurs prestataires qui viendront en repérage. Vous vous assurerez ainsi que tous les participants découvrent bien en amont le lieu et non le jour de l’événement : vous éviterez ainsi les mauvaises surprises ! 


 


L’emplacement de l’espace événementiel choisi 

Il est essentiel de penser en amont d’où viendront vos invités afin de louer le lieu qui leur soit le plus adapté. Pensez également à la suite de la soirée. Vos invités sont-ils à l’hôtel, en déplacement, doivent-ils se rendre ailleurs par la suite ? Ce sont des informations très importantes  afin de satisfaire tout le monde, de limiter les trajets et déplacements et d'optimiser ainsi du temps. 

Questionnez-vous également sur les moyens de transports de vos invités ou visiteurs à l’évènement. Vérifiez les points d’accès à l’espace, viennent-ils en transports en commun, en voiture, en bus ? Si vos invités prennent leurs voitures pensez à leur communiquer où se garer, identifiez les parkings disponibles aux alentours afin de leur faciliter l’accès à l’évènement.


  

Les questions techniques essentielles

 

  • La modularité de l’espace

Avant toute chose, pensez votre choix d’espace en fonction de son utilité, de sa modularité, de sa capacité d’accueil et de la scénographie que vous allez monter si il y en a une. En effet, si vous avez besoin de recréer de nouveaux espaces à l’intérieur tels que des cloisons, des stands, des scènes, des bars, il vous faudra bien avoir en tête les caractéristiques techniques et les contraintes de l’espace qui vous reçoit.

 

  • La superficie

La superficie dépend du nombre d’invités et de ce que vous souhaitez créer comme scénographie. Il est primordial de savoir combien d’invités seront attendus lors de votre événement, cela sera déterminant pour le choix de votre espace, sa taille et ses différents espaces. La règle est d’une personne par m2 lors d'un événement debout. Pour un format assis, il faut compter en moyenne 1,5 et 2m2 par personne. Pensez également bien en amont à vos installations, il faudra leur consacrer l’espace nécessaire. Veillez à respecter le nombre d’invités que vous avez annoncé lors de la visite de l’espace. Au-delà du nombre de personnes autorisées, un établissement peut tout à fait refuser l’accès aux invités restants. En effet, ce dernier serait dans l’illégalité en cas de contrôle.

 

  • La hauteur sous plafond

La hauteur sous plafond vous permettra de savoir si ce que vous souhaitez installer à l’intérieur de l’espace est possible et en lien avec les contraintes de vos différents prestataires.


  • La nature du bâtiment

La nature du bâtiment déterminera en effet vos possibilités. Certains bâtiments sont classés et ne laissent que peu de possibilité d’actions, pas d’accrochages possible ou d’installations au sol. Il est parfois nécessaire de faire valider votre projet auprès d’une commission de sécurité interne à l’établissement qui validera votre plan d’insertion.

 

  • La sécurité 

Les normes de sécurité doivent être respectées, vous devez identifier les accès handicapés et les dégager, les sorties de secours doivent être libérées et correctement indiquées. Si vous utilisez du tissus ce dernier doit être ignifugé et vous devez fournir les attestations réglementaires. Une commission de sécurité peut passer quelques heures avant le début de votre événement pour s’assurer que l’espace est aux normes et vous accorder la possibilité d’ouvrir au public. Le poids au sol détermine la charge possible sur une zone définie, si vous installez une scène ou faites rentrer un food truck par exemple, cette information est primordiale.

 

  • La logistique

Les points électriques et leurs emplacements faciliteront la création de votre plan d’insertion. En effet vous installerez plus facilement vos espaces non loin de ces points-là, afin d’éviter de trop longs raccordements et branchements qui risqueraient de gêner la circulation de vos invités. Renseignez-vous sur les puissances électriques de l’espace, parfois ces dernières ne sont pas standards. 

Les arrivées d’eaux vous permettent d’installer votre espace traiteur, catering, bar ou animations à proximité. Si vous faites intervenir un traiteur vous devrez anticiper les questions concernant les déchets et les verres s’il ne se charge pas de cette partie-ci. Veuillez à visiter les cuisines pour voir les éléments à disposition. 

Les points de stockage doivent être pensés en corrélation avec vos différents espaces et vos prestataires. Dans l’idéal vous facilitez la circulation en favorisant une proximité entre vos prestataires et les espaces de stockage afin d’optimiser les déplacements et de fluidifier la circulation. 

Les points d’entrées et de sorties ainsi que leurs caractéristiques techniques sont des informations importantes à recueillir pour vos différents prestataires, essentielles aux phases de livraison, montage et démontage : accès voitures, camions et ascenseurs. Veuillez à bien les identifier et les communiquer à tous les intervenants de votre événement


  • Le bruit  

La propagation du son et le volume sonore autorisé sont des informations à connaitre dans le cas où vous organisez un événement musical ou dansant. Un espace peut vous demander de ne pas dépasser un certain volume ou un nombre de décibels. Ainsi évitez de louer une verrière. Assurez-vous également de ne pas nuire au voisinage. Vous pouvez d’ailleurs être amené à informer la préfecture de votre événement s’il s’agit d’un projet musical. 


  •  L'état des lieux d'entrée et de sortie

L’état des lieux d’entrée et de sortie s’effectue dès votre arrivée sur le site. Accordez-y de l'importance, cela vous garantira moins d’erreurs et de surprises à votre sortie. Pensez à l’effectuer en présence d’une personne représentant l’établissement que vous avez loué pour votre évènement.  N’hésitez pas à faire lors de l’état des lieux d’entrée, des photos ou des vidéos qui pourront vous servir de preuves en cas de litige lors de l’état des lieux de sortie.

 

Toutes ces informations techniques sont essentielles et sont autant de sujets que vous devrez maitriser, connaître et traiter. Toutes ces informations sont indispensables au montage et démontage de l’événement que vous avez imaginé. Je vous recommande sur cette étape de vous faire accompagner par un professionnel. Ce spécialiste technique maitrisera toutes ces questions et saura composer avec, tout en respectant votre cahier des charges. De même il est vivement recommandé de faire un repérage avec l’ensemble des prestataires de votre événement afin que ces derniers ne découvrent pas votre espace le jour J !

 


par Soraya Kavoussian


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