Pourquoi connaître le vocabulaire de l'événementiel ?
L'organisation d'un événement mobilise de nombreux intervenants : chefs de projet, régisseurs, traiteurs, techniciens, scénographes ou encore responsables de lieux.
Maîtriser les principaux termes permet de :
- mieux comprendre les devis
- faciliter les échanges avec les prestataires
- gagner du temps dans la préparation
- éviter les erreurs d'organisation
- piloter son projet plus sereinement
Les documents incontournables
Le brief : Il est le document décrivant le projet ou la demande d’événement, permettant d’en définir les premiers contours. On y retrouve généralement les informations suivantes : typologie de l’événement, nombre de participants, objectifs, contexte, dates, budgets, et toute information semblant pertinente à l’organisateur.
Le cahier des charges : Le cahier des charges détaille précisément les besoins techniques, logistiques et organisationnels de l'événement.
Le roadbook : Le roadbook est un document opérationnel qui regroupe toutes les informations utiles le jour de l'événement : horaires, contacts, déroulé, plans d'accès et consignes.
Le conducteur : Le conducteur décrit le déroulement minute par minute de l'événement. Il est utilisé par les équipes de production, les régisseurs et les intervenants.
Le rétroplanning : Le rétroplanning organise toutes les étapes du projet en partant de la date de l'événement jusqu'au lancement des préparatifs.
Les formats d'événements
Colloque: rencontre multidisciplinaire entre professionnels ou spécialistes d'un domaine donné, dont l'objectif est d'étudier une question spécifique et de diffuser le résultat de travaux de recherche.
Congrès : événement interprofessionnel, organisé par un ou plusieurs organismes (fédérations, associations et syndicats) et qui rassemble un nombre important de participants (de quelques centaines à plusieurs milliers). Un congrès réuni des spécialistes autour d’une thématique commune, qui viennent transmettre des savoirs et opinions aux participants, sur une durée généralement plus longue qu’une conférence.
Convention : événement interne, réunissant tout ou partie d’une entreprise autour d’une thématique commune, dans le but d’informer et faire passer des messages clés.
Conférence : événement organisé autour d’une thématique où un ou plusieurs intervenants spécialistes de la question viennent transmettre aux participants des informations ou un savoir sur le dit sujet.
Incentive : "motivation" en anglais. Comme son nom l’indique, cela désigne un type d’événement visant à stimuler et renforcer la motivation des équipes par une récompense challengeante. On parle ainsi de voyage incentive.
Plénière : réunion à laquelle sont conviés tous les participants d’un événement, contrairement aux sous-commissions où les participants sont réunis en petits groupes sur des thématiques différentes.
Road show : désigne une tournée promotionnelle où un même dispositif événementiel se déplace de ville en ville. Il est utilisé par une marque ou entreprise pour présenter ses produits, services, nouveautés de façon pro-active au plus près de sa cible
Séminaire : événement interne d’entreprise, où les équipes se réunissent dans le but de se former, réfléchir à des orientations communes, faire un bilan, améliorer la communication inter-entreprise.
Symposium (cf. colloque) : événement de même type qu’un colloque, mais organisé autour d’une seule discipline, le plus souvent scientifique.
Team-building : type d’événement visant à renforcer la cohésion au sein de l’entreprise, motiver les équipes, intégrer les nouvelles recrues, se déroulant en groupe et revêtant généralement un caractère ludique.
Kick Off : désigne un événement interne fédérateur et participatif. L’objectif est de mobiliser, motiver, afin de favoriser une meilleure communication. Ce terme est aussi utilisé pour désigner le lancement de l’événement à proprement parler, avec un objectif dynamique de marquer les esprits.
Les types de lieux évènementiels
Auditorium : Salle équipée pour accueillir des conférences, conventions ou présentations.
Voir les auditoriums disponibles.
Showroom : Le showroom est un espace conçu pour mettre en valeur des produits ou des collections.
Découvrir nos showrooms à Paris.
Loft : Le loft offre un cadre contemporain particulièrement adapté aux soirées, shootings et lancements de produits.
Notre sélection de lofts disponibles.
Rooftop : Un rooftop est une terrasse située en hauteur offrant une vue panoramique.
Découvrir nos rooftops.
Hôtel particulier Les hôtels particuliers séduisent par leur caractère prestigieux et leur architecture.
Explorer notre sélection d'hôtels particuliers.
Péniche : Une péniche permet d'organiser un événement sur la Seine dans un cadre atypique.
Notre sélection de péniches et bateaux à Paris
Lieu atypique : Cette catégorie regroupe tous les espaces originaux : galeries d'art, ateliers, musées, friches industrielles ou lieux confidentiels.
Découvrir les lieux atypiques.
Les termes techniques
MICE : acronyme anglais de "meetings, incentives, conferencing, exhibitions". Type de tourisme dans lequel les grands groupes organisent des événements pour leurs employés et/ou leurs clients.
Pax : désigne les participants à un événement, issu à l’origine du monde du transport aérien.
Reco(mmandation) : dossier qui présente le projet événementiel, réalisé en réponse à un appel d’offre ou brief, répondant aux problématique donnés par un cahier des charges.
Rough : dessin au crayon ou en PAO présentant le projet scénographique d’un événement. Il présente les espaces, mobilier, décor prévus et permet de donner l’ambiance et l’atmosphère du projet.
Scénographie : La scénographie désigne l'aménagement de l'espace afin de créer une expérience immersive.
Montage : opération de mise en place de l’événement, décor, technique, traiteur, etc.
Démontage : opération de désinstallation des éléments d’un événement, décor, technique, traiteur, etc.
Filage : répétition sur site d’un événement de son début à sa fin, pour se chronométrer et se rendre compte du résultat.
Filage technique : répétition dédiée aux équipes techniques.
Mapping vidéo : Le mapping consiste à projeter des animations vidéo sur une surface ou un bâtiment.
Captation : La captation correspond à l'enregistrement vidéo d'un événement.
Streaming : Le streaming permet de diffuser un événement en direct sur Internet.
Catering : de l’anglais « restauration, ravitaillement », désigne les repas servis aux équipes d’organisation (technique, animation, production.)
RSVP : Le RSVP correspond à la confirmation de présence des invités.
SAVE THE DATE : Le Save the Date est un premier message envoyé plusieurs semaines ou plusieurs mois avant l'invitation officielle afin que les invités réservent la date.
NO SHOW : Le no-show désigne les personnes inscrites qui ne se présentent finalement pas.
Organisez votre événement avec MYevent
Comprendre le vocabulaire de l'événementiel est une première étape. Le succès d'un événement repose également sur le choix du lieu, la qualité des prestataires et une organisation parfaitement maîtrisée.
Les équipes MYevent vous accompagnent dans toutes les étapes de votre projet : recherche de salle, sélection des prestataires, coordination logistique et conseil stratégique.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une conférence et un congrès ?
Une conférence est centrée sur une ou plusieurs interventions. Un congrès réunit généralement plusieurs conférences, ateliers et temps d'échanges sur plusieurs journées.
Quelle différence entre un brief et un cahier de cahier des charges ?
Le brief présente les objectifs du projet. Le cahier des charges décrit précisément les besoins opérationnels et techniques.
Que signifie RSVP ?
RSVP signifie « Répondez s'il vous plaît ». Il permet aux organisateurs de connaître le nombre de participants avant l'événement.
