8 conseils à suivre pour bien gérer une conférence !

Nicolas S

Il y a environ 7 ans

Les conférences ou autres prises de parole peuvent faire le succès mais aussi le malheur d’un événement.
En effet, le choix de l’intervenant sera déterminant pour garder en éveil vos collaborateurs qui attendent beaucoup de cette journée.
La plupart d’entre vous a certainement déjà assisté à une conférence durant laquelle la moitié de l’assemblée était plongée dans un sommeil profond, et l’autre moitié bien plus intéressée par ses photos du week-end que par les dernières paroles de l’intervenant.
MYevent vous donne aujourd’hui les clés pour éviter que ces problèmes ne se reproduisent lors de votre événement !

1. La compatibilité avant tout !

Ne validez jamais un intervenant sans avoir vérifié au préalable que celui-ci colle au thème de votre événement. Il doit pouvoir préparer un contenu qui s’adapte au message que vous souhaitez faire passer.
De même, assurez-vous qu'il soit en cohérence avec votre audience, au niveau de l’expérience, et parfois même de l’âge. Si vous souhaitez casser les codes et faire confiance à quelqu’un de complètement différent, il devra dans ce cas avoir un charisme débordant pour avoir toute l’attention du public. Vous pouvez dores et déjà commencer les castings !

2. Gérez le timing

Vous pourriez avoir déniché le meilleur intervenant qu’il soit, rien ne pourra détourner vos invités du buffet si ceux-ci sont affamés. Prenez bien soin de vérifier qu'ils ont déjà profité de l’apéritif ou qu’ils ne soient pas sur la digestion, après le classique « entrée-plat-dessert » ! Sinon c’est la sieste assurée. Soyez stratégique pour capter toute l’attention de vos invités.

3. Adaptez-vous !

Il se peut que vous n’ayez pas forcément le choix de faire intervenir la personne que vous souhaitez. Faute de budget ou de timing, demandez à quelqu'un de l'entreprise de prendre la parole, même si celui-ci n’est pas forcément très à l’aise avec les grands discours. Sans pour autant l’obliger à ressortir mot pour mot, tel un robot, la trame que vous aviez préparé, conseillez-le et mettez le en confiance.
Il est important qu’il puisse parler avec ses mots, mais rien ne vous empêche de lui glisser quelques phrases qui feront rire l’assemblée, le détendront également et le feront peut être devenir le meilleur orateur de tous les temps !

4. Soyez régisseur dans l'âme !

Un problème technique est vite arrivé, et pourrait bien remettre en question tout votre professionnalisme. Voilà pourquoi vous devez impérativement vous préparer et vérifier les points suivants :
-       Quel type de micro l’intervenant souhaiterait utiliser ?
-       L’intervenant a-t-il besoin d'un pupitre ? Sera-t-il debout ? Assis ? Quel type d'assise faut-il prévoir ?
- A-t-il une bouteille d’eau à disposition ?
-       Aura-t-il besoin d’un écran ? Comment la présentation sera-t-elle diffusée ?

Faites des tests, des re tests et des re re tests !

5. Pensez #digital !

L’intérêt de votre audience ne se mesure pas qu’aux applaudissements et aux interventions orales lors de la conférence ! A l’ère du digital, il est désormais primordial de jouer sur l’aspect viral de votre événement.
Créez un # dédié pour que chaque participant puisse intervenir et relayer sur son propre profil. Ce # vous permettra aussi de combattre la timidité des gens qui oseront enfin poser des questions. Il ne s’agira plus de prendre la parole devant tout le monde mais d’écrire simplement sa question via son téléphone ! Une révolution !
Il serait donc préférable que votre intervenant soit quelqu’un de connecté, et qu’il ait une affection particulière pour la twittosphère.

6. La confiance oui, mais pas trop …

Il est naturel d’écouter les conseils autour de vous sur le potentiel de telle ou telle personne. N’hésitez pas à demander aussi l’avis de votre future audience sur ce qu’elle attend, ce qui pourrait vous aider sur le choix final de l’intervenant. Attention, ne vous fiez pas qu’à ses seuls avis et faites tout de même un vrai travail de recherche et d’analyse sur les prestations de la personne que vous engagerez. Vous éviterez les mauvaises surprises !

7. Mettez à l’aise vos intervenants

Ne négligez pas le confort de votre intervenant, vous risqueriez de le froisser et cela se ressentirait fortement lors de sa prestation. Sans pour autant céder à des caprices de star, mettez-le à l’aise, accueillez-le dans les meilleurs conditions possibles et vous verrez le résultat sur scène !

8. Communiquez !

Même si la communication ne garantira pas le succès de la conférence, elle jouera fortement sur le taux de présence. Voilà déjà un premier point positif ! Si le nom de votre intervenant est connu dans le métier, mettez-le en avant pour attirer du public. Dans le cas contraire, mettez l’accent sur le sujet qui sera développé et sur les débats qui animeront la journée.