Wifi, comment organiser un événement connecté ?
Il y a presque 8 ansAujourd’hui quasiment tous les événements sont connectés, la
digitalisation devient incontournable. Emargement des invités, Live Tweet Wall,
photocall, l’offre digitale se retrouve à toutes les étapes du parcours invités
et sur tous les types d’événements. Qu’il s’agisse d’interactivité avec les
participants, de partage d’expérience ou de viralisation des contenus sur les réseaux
sociaux…l’objectif pour la marque est souvent d’élargir son audience et sa visibilité.
Cependant sans technique et accès internet adéquat point
d’événement connecté !
Il est donc indispensable aujourd’hui, pour organiser un
événement connecté, de se poser ces questions dès la genèse de son
projet.
Pour cela plusieurs aspects doivent être étudiés, nous vous récapitulons
ici les étapes indispensables à la réussite de l’organisation de votre événement connecté :
1ère étape pour organiser
un événement digital
IDENTIFIEZ VOS BESOINS
2ème étape lors de l'organisation d'un événement connecté
QUELLE EST L'OFFRE PROPOSEE PAR LE LIEU ?
·
Offre gratuite : La plupart des lieux offrent
le Wi-Fi gratuit mais cela ne recouvre pas toujours la même réalité. Généralement
accessible pour votre équipe organisatrice cela est rarement le cas pour vos
participants.
·
Offre payante : dans de nombreuses salles
le Wi-Fi n’est pas inclus dans le pack locatif. Si vous souhaitez donc
organiser un événement connecté,
il faudra alors prévoir des frais supplémentaires pour la mise à disposition du
service ou l’ouverture d’une ligne.
·
Prestataire externe : certaines salles ne
proposent pas de service d’ouverture de ligne, il faut dans ce cas faire appel
à un prestataire extérieur. Les coûts sont souvent élevés, pouvant monter
autour des 2 000€ HT. Faites établir plusieurs devis pour comparer les prix et
les offres.
·
Etudiez attentivement l’offre et surtout
l’assistance proposée. Un technicien est-il sur place ? En cas de souci
quelqu’un se déplacera t-il ? En effet il n’y a rien de pire en terme de crédibilité
qu’annoncer l'organisation d'un événement tourné vers le digital qui ne l’est pas.
·
Surtout anticipez ce poste dans votre budget
prévisionnel !
3ème étape pour organiser
un événement connecté
RENSEIGNEZ VOUS SUR LE RESEAU
· Son type, sa puissance, quelle est la bande passante allouée à l’événement, le nombre de connexions simultanées supportées, les possibilités de téléchargement ?
· Quels sont les espaces couverts par le Wi-Fi ? Le réseau est-il homogène ? Combien de bornes sont installées ?
· Tester la capacité sur place, de nombreux services existent pour évaluer le débit disponible sur le site (ex speetest.net)
· Conseil : prévoir une utilisation à 75% des capacités indiquées pour ne pas saturer le réseau.
· Conseil 2 : prévoir une connexion dédiée pour les appareils importants, qui sera distincte de celle offert aux participants
Une fois tous ces points bien balisés, la réalisation de ce projet connecté ne
devrait plus être un souci !
Pour rappel, quelques-uns de nos prestataires digitaux qui pourraient faire de votre événement, un événement connecté !
- Kip You
- L:ED
De Anne-Claire Auriel