Organiser un événement professionnel : le bon timing !

Organiser un événement professionnel, c’est véhiculer l’image de votre entreprise, de votre marque. Cela nécessite du temps et des moyens financiers. 

Afin que votre projet se déroule pour le mieux, MYevent vous livre quelques conseils sur un outil indispensable : le rétroplanning.


1- Le rétroplanning: un outil essentiel pour organiser une manifestation professionnelle

Le rétroplanning est un calendrier listant l’ensemble des tâches préparatoires et nécessaires à l'organisation de votre événement professionnel.

Cet outil permet de fixer les dates auxquelles le travail doit être réalisé et de répartir les tâches de chacun. Il aide également à visualiser dans le temps les étapes de votre projet et ainsi organiser l'événement dans les temps.

2- Comment construire un bon rétroplanning lors du développement du projet ?


M-9 : l’idée de l’événement 

Organiser un événement professionnel se réfléchit longtemps à l’avance pour ne pas être débordé à l’approche du jour J. Il est indispensable de définir le but de l’événement et les objectifs que vous souhaitez atteindre : qui ? quoi ? combien ? où ? comment ? 

Une fois ce point fait, il en découlera facilement le type d’événement (conférence, soirée dansante …), les personnes à convier, leur nombre et tout ce dont vous allez avoir besoin pour mener à bien le projet. 

M-8 : le budget alloué 

Il vous faut maintenant décider du budget que vous accordez à votre événement.  Soyez réaliste en comparant vos envies aux prix du marché. Pensez également aux prestataires événementiels que vous devrez rémunérer.

Votre budget global doit inclure :

•   le budget locatif

•   le budget logistique (traiteur, mobilier, scénographie etc.)

•   le budget communication (emailing ou campagne complète)

•   le budget pour le personnel (hôtesses, ménage, sécurité…)


  M-7 : la location du lieu

Le lieu est LE point indispensable lorsque vous souhaitez organiser un événement professionnel. Soignez donc votre sélection et choisissez un lieu qui correspond totalement à vos attentes et vos besoins. Plus votre choix sera anticipé, plus vous aurez de chance que les lieux ne soient pas déjà pris à votre date. Eh oui, les lieux atypiques à Paris sont très prisés.


 

M-6 : définition du déroulé & de la mise en scène 

Répertoriez tout ce dont vous allez avoir besoin : les moyens humains, les moyens matériels & techniques, les autorisations, tous les éléments essentiels à la bonne réalisation de votre projet. 

M-4 : le plan d’action

Votre événement se rapproche, il faut répartir les tâches. Commencez par diviser les besoins en grands pôles (production & technique)

Pour chaque pôle, établissez un tableau des missions à effectuer, en précisant l’échéance et la personne  en charge de sa réalisation. 

Estimez le temps nécessaire pour le déroulement de chaque tâche et listez les risques potentiels qui peuvent intervenir dans l'organisation de votre événement professionnel.

 M-3 : les démarches 

Commencez à faire toutes les démarches qui nécessitent du temps : les autorisations (alcool, nombre de personnes, SACEM, …), la recherche des intervenants, le déroulement de l’événement, les plans concernant la mise en scène des espaces, les réservations traiteurs, les demandes de devis, la recherche de prestataires événementiels ...

 

M-2 : la communication

Envoyez les invitations, les e-mailings ou communiqués de presse en cas d’événement public. La communication autour de votre projet peut débuter plus tôt si vous souhaitez.


M-1 : la finalisation 

Répertoriez-les dernières choses à faire, rééquilibrez-les en fonction de leur avancement, trouver des solutions aux problèmes avant qu’il ne soit trop tard !

 S-3 : la relance

Relancez les invités par e-mail ou sms.

 S-1 : la mise au point

Annoncez les missions du jour J à chaque personne de votre équipe tout en priorisant les points essentiels. 

 Jour J : l’événement

Vous avez respecté à la lettre votre rétroplanning. Le moment venu, il ne restera donc que les imprévus à gérer! 

 Après l’événement, n’hésitez pas à envoyer un mail de remerciement à toutes les personnes qui ont participé à l'organisation de cet événement professionnel, tout en leur faisant un bilan des résultats obtenus et du ressenti des convives. 

 




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