Les 5 erreurs à ne pas faire lors du booking d’un lieu

Nicolas S

Il y a environ 7 ans

Booker un lieu est une étape importante lors de l'organisation d'un événement ! Pour vous éviter de mauvaises surprises, notre experte en recherche de lieu, Anaïs vous révèle les 5 erreurs à ne pas commettre :

1) S’y prendre trop tard

Plus vous attendrez pour réserver votre lieu, moins vous aurez le choix … Et non, vous n’êtes pas la seule personne à organiser des événements !
Pour vous assurer le panel le plus large, nous vous recommandons de vous y prendre deux mois à l’avance.
Attention, certaines périodes sont plus chargées que d’autres en événementiel :

Décembre & Janvier, pour les fêtes de fin d’années et les vœux
Juin, pour réunir ses collaborateurs avant les vacances
Septembre, pour fédérer ses équipes autour des objectifs de l’année à venir

Sur ces périodes, un minimum de trois mois est nécessaire !

2. Ne pas avoir de budget clairement défini

Trop d’organisateurs perdent du temps au début de leurs recherches car leur budget n’est pas totalement fixé et vous allez forcément vous tourner vers des lieux qui ne rentrent pas dans votre enveloppe budgétaire.

Nos astuces si votre budget est limité :

Evitez le Triangle d’Or où les prix sont souvent bien plus élevés
Préférez les Lundis & Mardis qui sont les journées les moins chères, pour lesquelles il vous sera plus facile de négocier les tarifs

3. Ne pas faire de repérage

Le repérage est une étape essentielle du booking de lieu, tout d’abord car il vous permettra de vous assurer que l’espace correspond bien aux photos. Sachez qu’il est inévitable d’en prévoir également un avec vos prestataires techniques et votre traiteur afin qu’ils ne soient pas surpris le jour J par l’agencement et les équipements du lieu.

Votre emploi du temps est surchargé ? Vous êtes basé à l’étranger ? MYevent a pensé à tout et vous propose de visiter virtuellement les lieux référencés sur notre site. Pour en savoir plus sur cette nouvelle technologie, cliquez ici.

4. Ne pas avoir de contrat

Lors du booking d’un lieu, il est inévitable que l'on vous fasse parvenir un contrat de location, qui formalise tous les droits et obligations du propriétaire.
Pensez notamment à regarder les clauses relatives à l’annulation de votre événement. Vérifiez les dates et horaires de location, ainsi que les conditions de paiement. Sachez que l’usage est d’effectuer le paiement dans son intégralité à J-5.

5. Ne pas effectuer un état des lieux d’entrée et de sortie

Le jour de votre événement, n’oubliez pas de réaliser avec le propriétaire du lieu un état des lieux d’entrée.
Pour vous, organisateur, cette étape permet de formaliser l’état dans lequel se trouvait les espaces avant votre arrivée.
A la suite de l’événement, réalisez l’état des lieux de sortie qui prouvera (ou non …) que vous restituez les locaux en bon état d’entretien.