Guide pour choisir une freelance événementielle
Organiser un évènement est un métier à part entière qui rassemble plusieurs professionnels avec chacun une mission dédiée. Découvrez dans les choses importantes à savoir pour que votre prochain évènement soit un succès et se déroule de façon fluide et sereine.
Les métiers clés de l'évènementiel
Le Chef de projet
Evidement tout le monde le connait, mais impossible de faire
l’impasse sur ce rôle essentiel. Il coordonne l’ensemble du projet avec pour
objectif la réussite de l’événement. Il intervient dès la conception et vous
accompagne jusqu’à la réalisation, faisant l’interface entre vous et les
prestataires. Sa vision d’ensemble lui permet d’assurer la cohérence du projet
et ses conseils pour organiser votre
événement vous seront d’une grande aide.
Le Directeur de production
On le retrouve aux côtés du chef de projet sur de nombreux
événements, il en gère la partie opérationnelle, budget, équipes, prestataires,
jusqu’à l’exploitation de l’événement. Il est responsable des moyens à mettre
en œuvre pour sa réussite. Indispensable sur des dossiers de grande envergure,
ce rôle est souvent endossé par le chef de projet sur des budgets plus réduits.
Le Directeur logistique
Si votre événement prend vraiment une grande ampleur, un
directeur logistique peut intervenir en complément du directeur de production. C’est
alors lui qui prend en charge le choix du lieu, gestion des transports et
transferts, hébergement, restauration, signalétique, accueil, stocks,
livraisons. Son rôle recouvre souvent la gestion des invitations, des listings
invités et roomings liste (le nom des convives, numéro de chambre, l'heure et
le jour d'arrivée, l'heure et le jour de départ.). Sur site, il coordonne tous
les flux, les invités mais également les prestataires (livraisons et montage/démontage).
Le Directeur technique
C’est un rôle fort utile pour vous accompagner sur toute la partie technique et logistique et dont les conseils pour organiser votre événement sont primordiaux. Son, lumière, vidéo, n’ont pas de secrets pour lui. Il peut intervenir dès la phase préparatoire pour définir votre cahier des charges techniques. C’est lui qui, en collaboration avec le directeur de production ou le chef de projet, fera ensuite établir les devis aux prestataires techniques et les encadrera sur site.
Le scénographe
Il imagine et met en espace un évènement et son décor : parcours des invités, disposition des éléments matériels, des décors, mobiliers, lumières. Il donne une cohérence esthétique à l’opération en respectant le cahier des charges de l’événement et son concept.
Le Régisseur Général
Voici un autre rôle clé qui vous apportera de précieux conseils pour organiser votre événement en coordonnant la technique et la logistique pendant la phase d’exploitation.
La Topeuse
C’est elle (ou lui) qui donne les fameux « tops » aux techniciens et régisseurs pendant l’événement. Elle est garante du timing d’un événement, d’un spectacle : à son top départ, les intervenants lancent les slides, jingles, vidéos, jeux de lumières, montées de scène, etc. Elle rédige le conducteur technique, qui déroule toutes les étapes et le timing du spectacle ou évènement.
Les Roads
Entre le technicien et le manutentionnaire, les roads sont chargés de monter et démonter le matériel son, lumière et vidéo mais ils n'ont pas la charge de l'exploiter.
Quel freelance pour quelle manifestation ?
Vous avez vu ci-dessus les principaux interlocuteurs que vous serez amené à côtoyer lorsque vous allez gérer vous-même votre prochain projet. La liste n’est pas exhaustive et évidemment vous n’aurez pas besoin de tous ces freelances à chaque fois ! En dernier conseil pour l’organisation de votre événement, pensez à faire appel à la personne adéquate pour votre projet. Certains événements demanderont une grande mobilisation alors que d’autres pourront se satisfaire seulement d’un ou deux free-lance.
