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Des conseils pour organiser votre événement : quel freelance, pour quelle mission ?

Un événement réussi, c’est une mécanique bien huilée où chacun connaît son rôle et à quel moment il doit le jouer. Mais comment gérer seul toute l’organisation quand ce n’est pas votre cœur de métier ?
Un client me racontait, il y a peu, ses déboires lors d’une soirée de gala lors de laquelle après avoir recruté un régisseur général, puis une topeuse, il s’est finalement retrouvé à devoir lancer lui-même les slides de son PowerPoint car tout ce petit monde lui expliquait « ce n’est pas moi qui gère cela ».
Comment connaitre le rôle de chacun sur une manifestation ? Pour recruter le bon freelance pour la bonne mission, je vous propose un petit tout d’horizon des métiers qui pourraient bien vous être utiles et quelques précieux conseils pour organiser votre événement.



Mes conseils pour organiser votre événement : les métiers clés à ne pas négliger

 

Le Chef de projet

Evidement tout le monde le connait, mais impossible de faire l’impasse sur ce rôle essentiel. Il coordonne l’ensemble du projet avec pour objectif la réussite de l’événement. Il intervient dès la conception et vous accompagne jusqu’à la réalisation, faisant l’interface entre vous et les prestataires. Sa vision d’ensemble lui permet d’assurer la cohérence du projet et ses conseils pour organiser votre événement vous seront d’une grande aide.

 

Le Directeur de production

On le retrouve aux côtés du chef de projet sur de nombreux événements, il en gère la partie opérationnelle, budget, équipes, prestataires, jusqu’à l’exploitation de l’événement. Il est responsable des moyens à mettre en œuvre pour sa réussite. Indispensable sur des dossiers de grande envergure, ce rôle est souvent endossé par le chef de projet sur des budgets plus réduits.

 

Le Directeur logistique

Si votre événement prend vraiment une grande ampleur, un directeur logistique peut intervenir en complément du directeur de production. C’est alors lui qui prend en charge le choix du lieu, gestion des transports et transferts, hébergement, restauration, signalétique, accueil, stocks, livraisons. Son rôle recouvre souvent la gestion des invitations, des listings invités et roomings liste (le nom des convives, numéro de chambre, l'heure et le jour d'arrivée, l'heure et le jour de départ.). Sur site, il coordonne tous les flux, les invités mais également les prestataires (livraisons et montage/démontage).

 

Le Directeur technique

C’est un rôle fort utile pour vous accompagner sur toute la partie technique et logistique et dont les conseils pour organiser votre événement sont primordiaux. Son, lumière, vidéo, n’ont pas de secrets pour lui. Il peut intervenir dès la phase préparatoire pour définir votre cahier des charges techniques. C’est lui qui, en collaboration avec le directeur de production ou le chef de projet, fera ensuite établir les devis aux prestataires techniques et les encadrera sur site.




Le scénographe

Il imagine et met en espace un évènement et son décor : parcours des invités, disposition des éléments matériels, des décors, mobiliers, lumières. Il donne une cohérence esthétique à l’opération en respectant le cahier des charges de l’événement et son concept.

 

Le Régisseur Général

Voici un autre rôle clé qui vous apportera de précieux conseils pour organiser votre événement en coordonnant la technique et la logistique pendant la phase d’exploitation.

C’est lui qui dirige la régie technique où sont gérés son, lumière, vidéo et différents effets. Il peut avoir sous ses ordres des régisseurs dédiés à des missions spécifiques, en fonction de la taille de l’opération : régisseur son, régisseur plateau, régisseur logistique…

La Topeuse

C’est elle (ou lui) qui donne les fameux « tops » aux techniciens et régisseurs pendant l’événement. Elle est garante du timing d’un événement, d’un spectacle : à son top départ, les intervenants lancent les slides, jingles, vidéos, jeux de lumières, montées de scène, etc. Elle rédige le conducteur technique, qui déroule toutes les étapes et le timing du spectacle ou évènement.

 

Les Roads

Entre le technicien et le manutentionnaire, les roads sont chargés de monter et démonter le matériel son, lumière et vidéo mais ils n'ont pas la charge de l'exploiter.


Mes conseils pour organiser votre événement : quel freelance pour quelle manifestation ?

 

Vous avez vu ci-dessus les principaux interlocuteurs que vous serez amené à côtoyer lorsque vous allez gérer vous-même votre prochain projet. La liste n’est pas exhaustive et évidemment vous n’aurez pas besoin de tous ces freelances à chaque fois ! En dernier conseil pour l’organisation de votre événement, pensez à faire appel à la personne adéquate pour votre projet. Certains événements demanderont une grande mobilisation alors que d’autres pourront se satisfaire seulement d’un ou deux free-lance.
 
Pour un événement tel qu’une remise de prix, ne faites pas l’impasse sur une topeuse et un régisseur plateau. En revanche, pour présenter un nouveau produit lors d’un cocktail, ils ne serviront pas à grand-chose alors qu’un scénographe ne pourra que le sublimer. Et si lors du reveal de ce produit vous ne prévoyez pas un son et lumière comme au Stade de France, un régisseur général suffira amplement. Ainsi, pas besoin de faire appel à un directeur technique…
 
Mon dernier petit conseil pour organiser votre événement : entourez-vous d’abord d’un(e) chef de projet en qui placer votre confiance et qui pourra évaluer avec vous, en fonction de votre projet, quels sont vos réels besoins d’accompagnement !
 
 
Anne-Claire Auriel
 

 

Si vous souhaitez plus de conseils pour organiser votre événement, contactez-nous : contact@my-event.com

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