Tips pour choisir le lieu atypique parfait

« Atypique »…ce mot est désormais dans toutes les bouches & connaît également un grand succès dans le monde événementiel !
La surprise et la nouveauté sont aujourd’hui les grandes motivations des entreprises dans l’organisation de leurs événements.
Et la surprise passe souvent par le choix du lieu d’une soirée dont le premier critère de choix est dorénavant son aspect atypique, inhabituel. Même si votre objectif premier est de surprendre vos invités, ne négligez pas le fait que d’autres critères sont à prendre en compte. Le défi de chaque organisateur d’événements est de répondre aux attentes de nouveauté, respecter le budget et garder en tête que les espaces doivent être facilement aménageables. Autant de points à vérifier qui nécessitent une checklist pour ne rien oublier.

Voici les tips à suivre pour trouver le lieu atypique parfait :

-       Attention au ratio superficie du lieu / nombre d’invités : même si celui-ci vous plait et répond au critère de nouveauté, il est peu probable que vos invités apprécient de rester coller à leur voisin toute la soirée ! Encore moins si certains se retrouvent refusés à l’entrée par manque de place…

-       La situation géographique doit être un critère primordial ! Etablissez, en amont, une zone de recherche bien définie pour ne pas effectuer de repérages inutiles. Celui-ci doit être également facile d’accès et bien desservi afin d’éviter les retards à répétition et vous assurer le maximum de présence.

-       Même si vous cherchez à casser les codes, le lieu choisi devra rester en accord avec l’identité de votre marque. Il est important de trouver un juste milieu pour ne pas réunir ses collaborateurs dans un espace totalement hors sujet.

-       Est ce que le lieu propose une offre clé en main (lieu, mobilier, technique, traiteur, sécurité & régisseur) ? Pour optimiser les budgets, cette information est toujours bonne à prendre !

-       Si votre événement se veut confidentiel, faites en sorte de choisir un lieu intimiste, à l’abri des regards ! 

-       Assurez-vous que le lieu sera adapté au thème de l’événement, à l’ambiance que vous souhaitez donner : lumineux, sombre, chaleureux, exotique…

-       L’emplacement et le nombre de toilettes à disposition dans le lieu doivent être vérifiés au préalable. Vos invités ne sont certainement pas prêts à courir un marathon pour arriver à destination et attendre leur tour pendant encore 1h.

-       Vous souhaitez organiser une soirée dansante avec un niveau de décibels assez élevé ? La copropriété du lieu ne sera peut être pas du même avis ! Vérifiez toujours le niveau sonore maximum autorisé et les horaires de fermeture de l’établissement pour ne pas être obligé de fermer les portes à 00h au lieu de 4h.

-       Assurez vous du nombre d’assises et du mobilier mis à disposition par le lieu afin de savoir si vous devez faire appel à un prestataire extérieur. Il en est de même pour tout le matériel technique (écran, vidéoprojecteur, micros…).

-       Si vous poussez l’aspect insolite du lieu à l’extrême (une ferme Briarde, un hangar désaffecté…) assurez-vous que celui-ci dispose d’une connexion internet haut débit pour éviter les problèmes techniques de dernières minutes ! Vous n’allez tout de même pas prendre le micro a capella parce que votre playlist ne charge pas ?

-       Renseignez-vous sur les prestations imposées (traiteur, technique, mobilier…). Et si vous souhaitez absolument faire appel à votre partenaire, n’omettez pas la redevance applicable.

-       Votre choix s’est porté sur un lieu atypique, dont l’atout reste son jardin, ou rooftop panoramique. Si la chance n’est pas de votre côté, et que la pluie s’invite le jour J, il est important d’avoir anticipé une solution avec le lieu.

-       On l’oublie souvent, mais si vous comptez servir de l’alcool à vos invités lors de l’événement, contrôlez que le lieu soit bien en règle et vérifier la licence en vigueur !

-       La sécurité de vos convives doit être l’une de vos premières préoccupations : munissez-vous des plans d’évacuation, prévoyez le nombre d’agents de sécurité nécessaire et mettez à disposition du matériel de premier secours (nous ne sommes jamais à l’abris de verres cassés et de petites blessures !)

-       Encadrez toujours les conditions et besoins en terme d’assurance avant chaque signature de contrat.
 
 
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour faire le bon choix quant au lieu atypique pour votre événement ! 
Et n'oubliez pas ce sont les détails qui font la différence... ! 

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