Son, vidéo et lumière : trois conseils pour être au top le jour J.
Votre grand-mère vous appelle pour régler sa télé, votre famille et vos amis voient en vous l’as des branchements en tout genre... Vous avez donc envie de vous occuper de la technique de votre évènement. Un conseil : à chacun son métier. Pour le son, la vidéo et la lumière, laissez-faire les experts. Mais pour vous aider, MYevent vous donne trois conseils de pros.
1. Effectuer un repérage technique
Chaque événement et salle a des besoins techniques spécifiques. Certaines salles incluent dans leur location une prestation technique. Dans ce cas, aucun problème, les équipes connaitront les salles par cœur ! Mais la plupart du temps, ils ne proposent qu’une location nue des espaces.
Le repérage technique permettra à votre prestataire technique de rédiger un cahier des charges listant tous les besoins liés à la sonorisation, la mise en lumière ou la vidéo.
Pensez à demandez au responsable technique du site les fiches techniques associées à chacun des espaces que vous envisagez d’exploiter.
Lors de ce repérage, n’oubliez pas de demander à voir les accès : mise à disposition d’un monte-charge, dimensions des ascenseurs et des portes …
2. Renforcer votre équipe avec des manutentionnaires
Un évènement s’organise comme un concert : vite fait, bien fait.
Vous avez peu de temps pour le montage et le démontage ? Faites appel à des manutentionnaires ! Si les volumes sont très importants ou que les accès au lieu sont compliqués, cela vous permettra de déléguer cette tâche à des professionnels et de vous concentrer sur la mise en place de la décoration.
Afin de faciliter le déchargement de vos camions, vous pourrez également prévoir une société spécialisée dans le ventousage. Son rôle ? Bloquer le nombre de places de stationnement nécessaires au pied du lieu que vous aurez privatisé pour le déchargement de vos camions.
3. Le conducteur d’événement
Une semaine avant l’événement, une fois que tous les détails sur le déroulé sont validés, rédigez un conducteur d’événement. Ce document permet de connaître le déroulé précis de chaque action (ouverture des portes, lancement du cocktail, prise de parole, noire salle, lancement de vidéo, jingles …) et de tester la qualité de la diffusion de vos documents (slides, vidéo, son).
Ce document sera utile pour tous les techniciens présents. Si besoin, il sera ajusté lors des répétitions. Enfin, dans le cas où une animation musicale live est prévue, pensez à intercaler dans le planning des répétitions les balances des artistes, et de bien vérifier que le son inonde les espaces de manière homogène.
En résumé, MYevent vous conseille :
- d’effectuer un repérage technique précis avec votre prestataire technique et de lister tous les besoins techniques pour votre événement
- de contacter nos partenaires pour le ventousage et la manutention
- de réaliser un conducteur d’événement pour optimiser le déroulé de votre manifestation
