Comment réussir une journée d’étude ? Guide complet
Les journées d’études et les séminaires sont les formats les plus plébiscités dans l’évènementiel d’entreprise. Nos experts Myevent vous dévoilent tout ce que vous devez savoir sur ce type d’évènement professionnel qui s’est fortement développé ces dernières années.
Qu’est-ce qu’une journée d’étude ?
Une journée d’étude est un événement organisé en format réunion pour rassembler des professionnels, des universitaires ou des membres d’une organisation autour d’un thème spécifique. Ces journées sont souvent conçues pour favoriser les échanges d’idées, la réflexion collective et l’approfondissement d’une thématique précise. Elles peuvent inclure des présentations, des conférences, des ateliers interactifs ou des activités de team building.
Les étapes clés pour réussir une journée d’étude
Identifier les objectifs de la journée
Comme pour tous évènements professionnels : séminaire de rentrée, séminaires résidentiels, colloques, le préalable à l’organisation d’une journée d’étude est la définition des objectifs. Ils peuvent être uniques ou multiples : résoudre un problème spécifique, partager des résultats, renforcer la cohésion d’équipe, Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables et réalistes sur une journée par les participants conviés.
Choisir un thème central et pertinent
Une journée d’étude doit répondre à une thématique qui sera le fil conducteur de la journée quel que soit le programme des activités. Ce focus apporte de la clarté aux participants concernant le contenu de la journée et les attentes managériales. De plus, il favorise la motivation et la mobilisation des équipes. Le thème peut être lié à l’actualité, à la mise en œuvre de plans d’actions ou à des réflexions stratégiques.
Définir un programme clair et structuré
Une journée d’étude passe très vite. Un programme bien préparé assure à la fois un bon déroulement et une efficacité de travail. Chaque session doit être définie avec des horaires précis pour assurer une organisation optimale. Nous recommandons des sessions de travail diversifiées : présentations, ateliers, échanges libres allant de 30 à 90 minutes maximum. Les temps de pause sont importants car ils favorisent la concentration des participants.
Comment organiser une journée d'étude ?
Sélectionner un lieu adapté : Calme et fonctionnel
Le choix du lieu est important car il conditionne le bon déroulé de votre journée d’étude. C’est pourquoi, nos experts MYevent vous accompagnent pour trouver le lieu idéal selon votre localisation, le nombre de participants, votre budget et vos attentes particulières. Optez pour un lieu accessible en transport, calme et bien équipé. Que ce soit une salle de réunion à Paris, un centre d’affaires à Lyon ou un site en pleine nature en Normandie, le lieu doit répondre aux besoins logistiques et offrir un cadre propice à la concentration.
Préparer la logistique : Matériel, repas, pauses
Une journée d’étude est avant tout une journée de travail, de réflexion et d’échanges. Assurez-vous que tout le matériel nécessaire est disponible : projecteurs, ordinateurs, connexion internet, paperboard. Faites le point sur le nombre de salles de réunions disponibles par rapport à vos activités et aux groupes de travail que vous organiserez en ateliers ou workshop. Il est important que les espaces de pause soient conviviaux et confortables pour faciliter les échanges.
Inviter les participants : Communication claire et engageante
Une bonne communication en amont est essentielle. Planifier et communiquer en interne à minima un mois avant l’évènement pour vous assurer de la disponibilité des collaborateurs. Envoyez des invitations personnalisées avec un programme détaillé pour mobiliser et motiver vos équipes.
Les lieux classiques pour une journée d'étude
Pour le lieu de votre journée d’étude vous pouvez opter pour un lieu dit traditionnel : lieux de congrès, centre de formation, centres d’affaires, hôtels. ou espaces de coworking de plus en plus nombreux à Paris depuis le covid.
Les avantages de ces lieux sont nombreux. Ils disposent d’infrastructures modulables et adaptées aux besoins professionnels. Ils offrent des standards de confort et de qualité notamment pour les équipements audiovisuels.
Les lieux atypiques pour une journée d'étude
Vous voulez surprendre vos équipes ? Soyez audacieux et réservez un lieu atypique pour une expérience unique grâce à MYevent, 1 ère market place de lieux atypiques dédiés à l'événementiel professionnel. Appartement haut de gamme, villa, hôtel particulier, péniche à Paris, château, lieu culturel, historique ou sportif,, nos experts vous accompagnent pour trouver le lieu idéal pour une journée d’étude qui stimulera la créativité et marquera les esprits. Vous voulez sensibiliser vos équipes et réfléchir à la transformation RSE de votre entreprise, optez pour un lieu atypique RSE.