Organisez un événement professionnel en toute sérénité
« Organiser ce n'est pas mettre de l'ordre. C'est donner de la vie »Jean-René Fourtou
Lorsque l’on organise un événement, quel que soit son type, sa
durée, son ampleur, il faut être capable de tout retenir : la
scénographie, l’installation et l’aménagement des espaces, les livraisons
prévues, le déroulé et timing de chaque chose, les missions de chaque intervenant…
Et l’on se retrouve très rapidement à accumuler un nombre considérable d’informations.
Comment les retenir toutes ? Comment être sur de ne pas en oublier une ? De la donnée la plus importante au plus petit détail, tout doit être pensé pour que l’événement soit parfait.
Organiser un événement, c’est travailler sous pression, souvent dans l’urgence, et de façon très dense les jours qui précédent. C’est être sur-sollicités de toute part et récolter de nouvelles informations chaque jour, et ce jusqu’au jour même de l’opération.
Même en ayant une très bonne mémoire, notre tête est mise à rude épreuve dans un tel contexte et ne peut nous garantir de tout retenir ; on doit également la préserver pour être opérationnel le jour j et ne pas saturer.
Petit point sur les documents à créer lorsque l’on organise un
événement ou « les indispensables pour assurer en toute sérénité ».
1. LE RÉTRO PLANNING : AVOIR UNE VISION CLAIRE ET GLOBALE DU PROJET
Le rétro planning, c’est un calendrier qui liste l’ensemble des actions à réaliser pour son événement avec leur deadline.
Il doit être créé au tout début du projet afin de permettre aux équipes d’avoir un cadre bien défini et le maximum de visibilité sur le travail qui va être à fournir dans le temps : réunion de pilotage, budget, conception/création, animation, logistique, technique, scénographie/aménagement, montage/démontage… Tout est noté dedans !
Grâce au rétro planning, chaque personne de l’équipe intervenant sur le projet est censée savoir ce qu’elle a à faire et quand elle doit le faire, quelles sont les tâches à traiter en priorité et donc être capable d’organiser son emploi du temps en fonction.
Plus d’excuses désormais pour oublier une étape du projet !
2. LA TO DO LIST : NOTER, ENCORE, ET TOUJOURS
Le rétro planning permet d’avoir en tête toutes les principales actions à réaliser.
Mais de chaque action découle souvent d’autres tâches et une
multitude d’informations, qu’il faut toutes mémoriser pour ne pas oublier de les
gérer : question d’un prestataire au téléphone, nouvelle information reçue
lors d’une réunion client, brillante idée pensée lors d’une pause café,…
La to do list, c’est le pense-bête qui permet de se rappeler de toutes les tâches à effectuer au quotidien.
3. LE BRIEF : INFORMER POUR GAGNER EN QUALITÉ
Un brief est un document reprenant l’ensemble des informations que chaque prestataire doit avoir en tête dans le cadre de son intervention : descriptif de l’événement, représentation de la marque, nombre d’invités, horaires, déroulé détaillé, prestation, matériel éventuel, tenue spécifique… tout ce qui semble pertinent à l’organisateur pour que le prestataire ait le maximum de visibilité sur la mission à effectuer et les attentes du client.
Il est réalisé pour chaque prestataire et envoyé par mail en amont de l’événement. Cela permet d’optimiser le briefing qui aura lieu le jour j sur place et s’assurer au maximum que la prestation fournie soit de qualité.
C’est aussi une garantie en cas de
problème avec un prestataire.
En effet, ce document atteste officiellement
de toutes les informations qui lui ont été transmises dans le cadre de
l’évènement. Dans le cas d’une erreur, d’un oubli ou d’une prestation non
conforme à la demande du client, il vous permettra de vous protéger et de
pouvoir si besoin négocier avec l’entreprise mise en cause. (réclamation,
demande de remise, litige,…)
4. LA CONTACT LIST : RESTER CONNECTÉ
C’est une liste de l’ensemble des personnes qui interviennent de près ou de loin sur l’événement avec leur numéro de téléphone.
Ce document, à garder précieusement
avec soi le jour de son événement, vous permettra de pouvoir contacter en toute
rapidité quiconque jouant un rôle sur l’évènement : le graphiste, le
coursier, le client, l’hôtesse d’accueil, le livreur de mobilier, le maître
d’hôtel, le chauffeur de bus…
Pour un problème de livraison, un retard, une question urgente ou une demande de dernière minute,…vous ne perdrez plus votre temps à chercher le numéro de téléphone du contact dans vos mails, pour peu en plus qu’il ne s’y trouve pas… réactivité et efficacité avant tout !
5. LE DÉROULÉ : S’ASSURER DE NE RIEN OUBLIER
Le déroulé est tout simplement le planning détaillé, minute par minute, de ce qui va se passer lors de votre événement depuis le début du montage jusqu’à la fin du démontage : arrivée des prestataires, livraisons, déjeuner staff, aménagement des espaces, pause des hôtesses, mise en place des vestiaires, dispatch de la signalétique, filage technique, vérification des installations, accueil des invités, démontage…
Dans ce document, chaque action à effectuer est notée, avec l’horaire et la personne/société qui doit réaliser cette tâche, voir également le lieu où celle-ci se déroule.
Sur ce déroulé, il ne faut pas hésiter à tout inscrire, même le petit détail qui vous paraîtrait évident comme le fait d’aller vérifier que le repas est prêt dix/quinze minutes avant le début du cocktail mais auquel vous ne penserez peut être pas le jour j, surtout si vous courez partout.
Le déroulé permet de suivre en détail le déroulement de son événement pour être encore une fois sur de ne rien oublier.
6. LE ROADBOOK : VOTRE ÉVENEMENT MIS SUR PAPIER
Le roadbook, c’est la bible de l’organisateur, l’outil de référence d’un événement.
C’est l’ensemble des informations à
connaître et à avoir en tête pour le jour j, regroupé dans un seul et unique
document : présentation de l’événement, identité visuelle, supports de communication,
plans d’implantation, programme, éléments de décoration, scénographie des
espaces, liste des livraisons, matériel prod, conducteur technique, slides des
plénières, ou encore les « indispensables » tels la contact list, le
déroulé et les briefs des prestataires,… tout y est !
Le roadbook, c’est l’outil à avoir en main tout au long de son événement pour diriger et piloter en toute sérénité !
CONCLUSION
"Que de temps perdu à gagner du temps !" Paul Morand
Ces « indispensables » sont
là pour informer, expliquer et accompagner les équipes qui interviendront sur
votre événement mais également vous aider vous à organiser votre événement de
façon optimale.
Prendre et investir de votre temps pour créer et faire ces documents vous fera donc gagner en efficacité… mais aussi en temps. Car en ne faisant pas bien les choses, on se retrouve à devoir les refaire...
