Organisation d’un événement : les indispensables pour assurer en toute sérénité !

« Organiser ce n'est pas mettre de l'ordre. 
C'est donner de la vie »
Jean-René Fourtou

Penser,
Noter,
Mémoriser,
Diffuser,
Effectuer,
Récolter,
Visualiser,
Analyser,
Créer,
Réaliser,
Informer,
Expliquer,
Contacter,
Briefer,
Accompagner,
Gérer,
Optimiser,
Vérifier,
Piloter,
Organiser…

Comment assurer 
En toute sérénité ?
Comment s’assurer 
Que notre évènement soit parfait ?

Les indispensables pour réussir,
Des outils à venir vite découvrir !


Lorsque l’on organise un événement, quel que soit son type, sa durée, son ampleur, il faut être capable de tout retenir : la scénographie, l’installation et l’aménagement des espaces, les livraisons prévues, le déroulé et timing de chaque chose, les missions de chaque intervenant…

Et l’on se retrouve très rapidement à accumuler un nombre considérable d’informations.

Comment les retenir toutes ? Comment être sur de ne pas en oublier une ? De la donnée la plus importante au plus petit détail, tout doit être pensé pour que l’événement soit parfait.

Organiser un événement, c’est travailler sous pression, souvent dans l’urgence, et de façon très dense les jours qui précédent. C’est être sur-sollicités de toute part et récolter de nouvelles informations chaque jour, et ce jusqu’au jour même de l’opération.

Même en ayant une très bonne mémoire, notre tête est mise à rude épreuve dans un tel contexte et ne peut nous garantir de tout retenir ; on doit également la préserver pour être opérationnel le jour j et ne pas saturer.

Petit point sur les documents à créer lorsque l’on organise un événement ou « les indispensables pour assurer en toute sérénité ».


1. LE RÉTRO PLANNING : AVOIR UNE VISION CLAIRE ET GLOBALE DU PROJET

Le rétro planning, c’est un calendrier qui liste l’ensemble des actions à réaliser pour son événement avec leur deadline.

Il doit être créé au tout début du projet afin de permettre aux équipes d’avoir un cadre bien défini et le maximum de visibilité sur le travail qui va être à fournir dans le temps : réunion de pilotage, budget, conception/création, animation, logistique, technique, scénographie/aménagement, montage/démontage… Tout est noté dedans !

Grâce au rétro planning, chaque personne de l’équipe intervenant sur le projet est censée savoir ce qu’elle a à faire et quand elle doit le faire, quelles sont les tâches à traiter en priorité et donc être capable d’organiser son emploi du temps en fonction.

Plus d’excuses désormais pour oublier une étape du projet !

  

2. LA TO DO LIST : NOTER, ENCORE, ET TOUJOURS


Le rétro planning permet d’avoir en tête toutes les principales actions à réaliser.

Mais de chaque action découle souvent d’autres tâches et une multitude d’informations, qu’il faut toutes mémoriser pour ne pas oublier de les gérer : question d’un prestataire au téléphone, nouvelle information reçue lors d’une réunion client, brillante idée pensée lors d’une pause café,…

La to do list, c’est le pense-bête qui permet de se rappeler de toutes les tâches à effectuer au quotidien.


 

3. LE BRIEF : INFORMER POUR GAGNER EN QUALITÉ

 

Un brief est un document reprenant l’ensemble des informations que chaque prestataire doit avoir en tête dans le cadre de son intervention : descriptif de l’événement, représentation de la marque, nombre d’invités, horaires, déroulé détaillé, prestation, matériel éventuel, tenue spécifique… tout ce qui semble pertinent à l’organisateur pour que le prestataire ait le maximum de visibilité sur la mission à effectuer et les attentes du client.

Il est réalisé pour chaque prestataire et envoyé par mail en amont de l’événement. Cela permet d’optimiser le briefing qui aura lieu le jour j sur place et s’assurer au maximum que la prestation fournie soit de qualité.

C’est aussi une garantie en cas de problème avec un prestataire.

En effet, ce document atteste officiellement de toutes les informations qui lui ont été transmises dans le cadre de l’évènement. Dans le cas d’une erreur, d’un oubli ou d’une prestation non conforme à la demande du client, il vous permettra de vous protéger et de pouvoir si besoin négocier avec l’entreprise mise en cause. (réclamation, demande de remise, litige,…)


4. LA CONTACT LIST : RESTER CONNECTÉ


C’est une liste de l’ensemble des personnes qui interviennent de près ou de loin sur l’événement avec leur numéro de téléphone.

Ce document, à garder précieusement avec soi le jour de son événement, vous permettra de pouvoir contacter en toute rapidité quiconque jouant un rôle sur l’évènement : le graphiste, le coursier, le client, l’hôtesse d’accueil, le livreur de mobilier, le maître d’hôtel, le chauffeur de bus…

Pour un problème de livraison, un retard, une question urgente ou une demande de dernière minute,…vous ne perdrez plus votre temps à chercher le numéro de téléphone du contact dans vos mails, pour peu en plus qu’il ne s’y trouve pas… réactivité et efficacité avant tout !


 

5. LE DÉROULÉ : S’ASSURER DE NE RIEN OUBLIER

 

Le déroulé est tout simplement le planning détaillé, minute par minute, de ce qui va se passer lors de votre événement depuis le début du montage jusqu’à la fin du démontage : arrivée des prestataires, livraisons, déjeuner staff, aménagement des espaces, pause des hôtesses, mise en place des vestiaires, dispatch de la  signalétique, filage technique, vérification des installations, accueil des invités, démontage…

Dans ce document, chaque action à effectuer est notée, avec l’horaire et la personne/société qui doit réaliser cette tâche, voir également le lieu où celle-ci se déroule.

Cela vous permet ainsi de savoir tout ce qui doit être réalisé et à quel moment cela doit l’être afin de pouvoir vérifier et vous assurer que tout a bien été fait.

Sur ce déroulé, il ne faut pas hésiter à tout inscrire, même le petit détail qui vous paraîtrait évident comme le fait d’aller vérifier que le repas est prêt dix/quinze minutes avant le début du cocktail mais auquel vous ne penserez peut être pas le jour j, surtout si vous courez partout.

Le déroulé permet de suivre en détail le déroulement de son événement pour être encore une fois sur de ne rien oublier.

 

6. LE ROADBOOK : VOTRE ÉVENEMENT MIS SUR PAPIER

 

Le roadbook, c’est la bible de l’organisateur, l’outil de référence d’un événement.

C’est l’ensemble des informations à connaître et à avoir en tête pour le jour j, regroupé dans un seul et unique document : présentation de l’événement, identité visuelle, supports de communication, plans d’implantation, programme, éléments de décoration, scénographie des espaces, liste des livraisons, matériel prod, conducteur technique, slides des plénières, ou encore les « indispensables » tels la contact list, le déroulé et les briefs des prestataires,… tout y est !

Le roadbook, c’est l’outil à avoir en main tout au long de son événement pour diriger et piloter en toute sérénité !


CONCLUSION

 

"Que de temps perdu à gagner du temps !" Paul Morand 



Ces « indispensables » sont là pour informer, expliquer et accompagner les équipes qui interviendront sur votre événement mais également vous aider vous à organiser votre événement de façon optimale.

Prendre et investir de votre temps pour créer et faire ces documents vous fera donc gagner en efficacité… mais aussi en temps. Car en ne faisant pas bien les choses, on se retrouve à devoir les refaire...

 Alors pensez-y !

 

Fanny Courcier

 


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