Les secrets d'une bonne invitation dévoilés par les experts MYevent pour l’organisation d’un événement impactant

L'invitation revêt une importance capitale lorsqu’il faut organiser un événement impactant.

Pour que votre événement soit une réussite, au-delà du choix d’un lieu, il faut que les convives répondent présents. 
Vos invités ayant souvent un agenda bien rempli, il est impératif de les informer de l’événement suffisamment en amont pour assurer leur présence et ajuster vos besoins.
Pour cela, il est conseillé de procéder en plusieurs étapes : 


1. Le save the date : première étape pour organiser un événement impactant


Il permet de prévenir les invités de manière simple et efficace de votre manifestation sans pour autant délivrer toutes les informations liées à cette dernière. En général, pour organiser un événement à succès, le save the date doit contenir : 

    la date

    le créneau horaire (journée, soirée, plusieurs jours)

    la ville (à ce stade, pas besoin de communiquer l’adresse précise du lieu) 

    le nom de l’événement ou la thématique - optionnel à ce stade - (vernissage, inauguration, défilé)

Pour organiser un événement le plus impactant possible, le save the date doit être envoyé le plus tôt possible, dès que vous avez fait le point sur vos listes de convives. Il est généralement adressé sous forme électronique, générant un faible investissement, et peut même faire l’objet d’une demande de réponse. Cela permettra de cibler davantage les besoins en impressions d’invitations et les envois.


 2. L’invitation : deuxième étape pour organiser un grand événement


Elle peut être réalisée de différentes manières : 

   l'invitation traditionnelle : création graphique, impression papier ou envoi par courrier (encore très pratiqué dans les institutions, les événements officiels ou encore dans la mode et le luxe bénéficiant souvent de grandes salles de réception à Paris.)

 

   l'invitation digitale : création graphique, envoi par mail  ou encore format vidéo. Elle nécessite d’avoir une adresse mail clairement indiquée pour la gestion des retours. Il est également possible qu’elle dirige l’invité vers un site internet qui aura été conçu spécialement pour votre événement. Il existe aujourd’hui de très bons partenaires pour créer des sites fonctionnels et simples d’utilisation. L’avantage ? Ils offrent une plateforme d’information 24h/24, génèrent des fichiers pour le suivi des invités et des inscriptions, et permettent d’offrir un espace de communication autour de l'organisation de cet événement impactant (infos pratiques, adresse, programme et parfois possibilité de mettre en ligne vos photos post événement)

Si vous avez envoyé un save the date au préalable, l’invitation doit être envoyée au moins 3 semaines avant le jour-J et au moins 4 semaines avant si aucun save the date n’a été fait. 

Pour organiser une manifestation réussie, veillez à soigner aussi bien la forme que le fond de cette invitation. Concernant la forme, le graphisme doit respecter votre charte, logo et identité, ou la charte spécifique de l'événement. 

Pensez également à bien formuler l’objet de la soirée, le lieu, les horaires, et préciser s’il s’agit d’une invitation strictement personnelle ou valable pour plusieurs personnes.

    le carton d’invitation traditionnel : vous pouvez le réaliser de manière nominative. Pour cela, il vous suffit d’adapter le texte et de laisser un espace libre pour permettre de rédiger manuellement le nom de chaque invité. Soit vous avez dans votre équipe ou entourage une personne ayant une belle écriture et surtout du temps, soit vous pouvez opter pour un professionnel. Le métier de calligraphe est toujours très prisé et certains d’entre eux réalisent la plus grande partie des invitations pour les défilés, marques de luxe ou institutions.


3. Le coupon réponse : 3ème étape pour organiser un événement impactant


Celui ci est parfois envoyé avec le save the date pour que les invitations fassent office de confirmation de participation (et parfois même de « laisser passer » pour avoir accès à l’événement). S'il est joint à l’invitation, les invités doivent le retourner avec toutes les informations permettant la gestion de l’accueil le jour J et la bonne gestion de l'événement. Ce coupon réponse peut être sous forme traditionnelle, ou via un site en ligne. 

Afin d’avancer sur votre fichier et vos besoins en invitations, sachez que le ratio est d’une personne présente pour dix. 

Vous pouvez ensuite opter pour les relances téléphoniques entre 15 jours et une semaine avant l’événement afin de finaliser vos fichiers pour le jour J et vous donner ainsi toutes les chances d'organiser un événement impactant ! 

En quelques mots :

    L’invitation papier permet de mettre en avant une certaine qualité de l’opération passant par le choix du papier, un graphisme travaillé,  le format, la calligraphie …

    L’invitation digitale peut être utilisée si vous souhaitez toucher un très large public à moindre coût, ou lorsque la cible est internationale 

    L’invitation vidéo permet de susciter l’intérêt, de créer un teaser, et est synonyme d’une posture dynamique et moderne. 


Le save the date et le coupon réponse vous permettront de gagner du temps car vous connaîtrez ainsi approximativement le nombre d’invités qui répondront présents. Cela vous donnera une meilleure visibilité au fil de l'événement. 

Si vous souhaitez organiser un événement, n'hésitez pas à vous rendre sur notre site ou par ici pour bénéficier de conseils MYevent ! 

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